O trabalho remoto, como o próprio nome já diz, é a prática que permite que funcionários trabalhem fora do escritório em dias específicos ou até mesmo de forma permanente.
Trata-se de uma modalidade de trabalho que há tempo vem ganhando espaço dentro das empresas. No entanto, com os últimos acontecimentos envolvendo a pandemia de Covid-19, a prática tornou-se uma opção inevitável, principalmente para empresas que possuem a maioria dos seus colaboradores em escritórios.
Para o trabalho remoto ser verdadeiramente produtivo, contudo, são necessárias ferramentas de comunicação e gestão modernas, tanto para a distribuição das atividades quanto para a comunicação organizada e garantia da execução do que foi planejado. Porém, para fazer dar certo, é necessário que os gestores estabeleçam regras e soluções para garantir que essa prática seja benéfica para todos.
Para te ajudar nesse momento, vamos compartilhar dicas e ferramentas de gerenciamento de trabalho e atividades a distância, elencando também algumas das boas práticas para garantir que a vida pessoal e o bem estar dos colaboradores não seja prejudicado.
1. Defina as expectativas e as regras
“Como gestor, você precisa, de antemão, deixar claras as expectativas e estabelecer regras para as formas como as interações vão ocorrer”, afirma Ferrazzi. Caso contrário, o fracasso será certo. O especialista recomenda que você “estabeleça linhas de prestação de contas bem definidas”, o que pode ser feito por meio de revisões periódicas (semanais, mensais etc) dos objetivos estabelecidos para o projeto.
Mark Mortensen, por sua vez, lembra da importância das métricas: “assegure-se de que as métricas que você está usando no trabalho remoto são as mesmas adotadas para o resto do time. Os trabalhadores a distância precisam saber que não estão sendo tratados diferentemente”.
Além disso, você deve manter um monitoramento regular das atividades. Para isso você pode contar com uma ferramenta de gestão de tarefas, para que você esteja ciente do andamento de cada tarefa e quanto tempo falta para que seja concluída.
2. Estimule a comunicação
Keith Ferrazzi afirma que uma das chaves para gerenciar o trabalho remoto é estabelecer uma “cadência na comunicação” – incluindo o quão rapidamente os colaboradores deverão responder a e-mails, por exemplo, além de quais passos constituirão o fluxo de trabalho, e em quais dias da semana as ligações de check-point ocorrerão.
Se você, como gestor, não criar canais de comunicação bons e transparentes, o colaborador vai se sentir esquecido.
3. Crie um cronograma de videoconferências
As videoconferências, mais conhecidas como calls, são essenciais para que sua equipe se mantenha alinhada enquanto trabalha remotamente. Mas, assim como as reuniões presenciais, para que as calls sejam produtivas, é necessário que algumas medidas sejam tomadas antes, durante e depois desses encontros.
Antes: Defina o objetivo da reunião, quem serão os participantes e junte todas as informações necessárias para não perder tempo. Chegue já com tudo em mãos.
Durante: Todos com as câmeras ligadas, é bom para fortalecer laços e facilita a comunicação. Quem não estiver falando, lembre-se de desligar o microfone para não causar ruídos ou interferências.
Depois: Em uma ata, liste as ações que cada um deve tomar, designando prazos e responsáveis pelas tarefas,
4. Cultive os laços de confiança e familiaridade
Mesmo com todo mundo trabalhando a distância, é importante manter os laços de confiança e familiaridade. Para isso, Mark Mortensen sugere que você reserve os primeiros minutos de cada call para um bate papo informal.
“Você pode conversar sobre coisas que geralmente são debatidas no ambiente de trabalho – planos para o final de semana, crianças ou o jogo da noite anterior”. Faz toda a diferença para um time que está trabalhando remotamente.
5. Faça com que se sintam parte de um todo
Falando em time, a distância física pode criar uma sensação de isolamento em quem está afastado. É fundamental que você “observe a linguagem que usa quando conversar sobre trabalhadores remotos, e certifique-se de que não vai criar aborrecimentos dentro da equipe”.
Concentre-se no que você e seus funcionários têm em comum – objetivos organizacionais, por exemplo. Lembre-se também que times remotos podem se sentir invisíveis e que suas ações e esforços não estão sendo percebidos. Assim sendo, assegure-se de que os esforços deles também são reconhecidos perante toda a empresa.
Fonte: Runrun It
